AI 知识库的价值不是把所有文件丢进去，而是让团队能找到正确版本并知道答案从哪里来。先清理重复资料、标记生效日期和权限，再决定按项目、产品或流程分区。问答结果必须能回到原文，遇到冲突时要让人接管。
如果要把资料做成可检索结构，可以参考AI 办公本整理会议和文档的方法，先统一字段和命名。
先建立资料治理表
| 字段 | 要记录什么 |
|---|---|
| 来源 | 文件、负责人和更新时间 |
| 版本 | 生效、失效和替代关系 |
| 权限 | 谁能查看和谁能编辑 |
| 引用 | 答案对应的段落或页码 |
先从一个小主题试运行，要求 AI 给出答案和引用位置；引用找不到时返回“资料不足”，不要猜。把用户提问和错误答案记录下来，补充到资料维护任务中。
收集 → 去重 → 版本/权限标记 → 分区入库
→ 检索测试 → 引用核对 → 人工接管 → 定期更新知识库需要维护人
每个分区指定负责人和复核周期。产品、价格、法规等变化快的内容优先更新，旧版本保留但明确失效状态。
