办公笔记如果只记录“今天做了什么”，过几天就很难找到。AI 办公本更适合把会议、资料和待办放进统一字段，让信息可以检索、引用和复盘。
建议先看AI 会议记录的决定与待办结构，再把同样的字段扩展到日常文档。
先统一笔记字段
| 字段 | 示例 |
|---|---|
| 日期和项目 | 2026-08-08/项目A |
| 事实 | 已确认的资料和数字 |
| 决定 | 谁确认了什么 |
| 待办 | 负责人、截止时间、交付物 |
AI 可以自动提取字段，但空缺要保持空白。负责人不明确时标记待确认，不要从语气推断。
让资料能够回溯
会议记录保留时间码，文档记录来源和版本，图片记录原文件位置。生成摘要时要求带段落或文件编号，后续才知道结论来自哪里。
输入资料 → 字段提取 → 缺口标记 → 摘要
→ 待办同步 → 周期复盘 → 权限检查权限和归档一起设计
公开笔记、项目资料和敏感文件分开存放。每次共享前检查成员和链接有效期，离开项目后及时撤销。AI 只负责整理，不替你决定谁有权阅读。
把结果沉淀成模板
完成一次任务后保留输入、参数、修改记录和最终文件。下一次遇到相似需求，可以直接复用稳定部分，再针对新场景做小范围调整。
