用 AI 做文档最容易出现两种结果：要么写得像一篇空泛长文，要么看着格式齐全、关键事实却错了。问题通常不在工具，而在一开始没有把“交付件”说清楚。把零散材料变成能交出去的文件，需要先定成品，再定边界，最后复核。
开始前，先写一张交付说明
| 字段 | 你要说明什么 |
|---|---|
| 成品类型 | 会议纪要、周报、预算表、方案文档，还是演示稿 |
| 读者与用途 | 给团队内部、客户、老板，还是课堂展示 |
| 材料范围 | 本次只能使用哪些笔记、数据、文件 |
| 保留项 | 不能改的章节、公式、品牌、措辞或事实 |
| 验收标准 | 页数、字段、图表、待确认项、截止时间 |
例如：把三份访谈笔记整理成 8 页以内的客户洞察文档，读者是产品团队；只使用附件内容；必须保留原始受访者编号；所有推测标为“待验证”；末页给出三个下一步实验。
先做“材料盘点”，再要求生成
不要一上传文件就说“帮我写报告”。先让它回答三个问题：材料各自是什么、能支撑什么、还缺什么。这样会提前发现缺失数据、版本混乱和相互矛盾的表述。
请先不要生成成品。列出我上传的每份材料：文件名、可用信息、不能确定的信息，以及与本次交付目标最相关的段落。缺少的材料请单独列出。
若资料很多，先按资料库的命名与版本规则整理。资料越混乱，越不应该让 AI 一次性“全部总结”。
三种交付件，三种提问重点
文档：先管结构和事实
要求先给出目录和每节一句话主张，确认后再扩写。对外文档必须标出证据来源位置和待确认项，避免把合理推测写成确定事实。
表格：先管字段和公式
先列出每一列的定义、单位、来源与允许的空值。让它把公式逻辑用自然语言解释一遍，再进入实际计算或修改；需要分析时可结合CSV 数据检查流程。
演示稿：先管叙事和视觉检查
每页只承担一个问题：为什么要看、证据是什么、希望读者做什么。给出页数、页面类型和必须保留的数据，最后再人工检查字号、图表、裁切和投屏可读性。
一个可复用的任务模板
请用【材料范围】制作一份【交付件】。读者是【对象】，使用场景是【场景】。必须保留【保留项】，不得新增未提供的事实。先输出目录、缺失信息和风险；我确认后再生成正文。完成时附一张复核表：每个结论对应哪份材料、哪些内容仍需人工确认。
最后一关：不要把“完成”误当成“可用”
- 对照原材料检查数字、姓名、日期和引用；
- 查看每个表格的筛选、单位和公式范围；
- 打开演示模式，检查图表与图片在真实尺寸下是否清楚；
- 确认对外语气、权限与承诺由真正负责人把关；
- 保存此次使用的材料版本和最终定稿，方便下次追溯。
AI 最擅长把已有材料变成初稿与结构，最不该替代的是事实确认和最终责任。把这两层分开，文档才既快又稳。
