文件一多，真正的问题不是“能不能上传”，而是三周后还能不能找到正确版本、知道它能用于什么、确认是否应继续保留。把资料库当作个人或团队的工作台，而不是临时附件堆，才能让后续的提问、分析和项目协作稳定下来。
上传前先做一次最小化处理
只上传完成当前任务需要的字段和页面。客户手机号、账号密码、完整身份证号、访问密钥、无关合同附件，都不应为了“可能有用”而一并放入。需要分析订单趋势时，通常保留日期、品类、金额、渠道即可；姓名和联系方式往往没有必要。
| 资料类型 | 上传前处理 | 建议保留的用途说明 |
|---|---|---|
| 数据表 | 删除个人标识，统一日期和金额格式 | 指标口径、时间范围、更新日期 |
| 制度或手册 | 确认版本与生效范围 | 适用人群、失效日期 |
| 会议纪要 | 删除无关隐私，标出已确认结论 | 会议日期、负责人、待办状态 |
| 图片或扫描件 | 检查文字是否可识别，必要时转结构化表 | 图中数据能否作为精确依据 |
一套足够用的命名规则
文件名建议采用“主题_范围_日期_版本_状态”。例如“客服周报_华东区_2026-07-28_v2_已确认”。日期保证能找到最新版本，版本号防止误用草稿，状态提醒你它是否可以当作事实材料。
不要只用“最终版”“最终最终版”。当有新版本时，旧文件要么归档，要么明确标记“已废弃”；同一主题只保留一个被默认引用的版本。
让资料和任务建立明确关系
每次发起任务时，说明“本次只依据哪些文件”“哪些资料优先”“输出不能超出什么范围”。如果长期要使用同一套资料，不妨放进一个独立项目工作区，参考长期任务工作区的搭建方法，把资料、规则和历史结论放在同一个边界内。
请只依据本次附上的【文件 A、文件 B】完成任务。
先说明每份文件的时间范围、字段或章节结构。
若文件之间存在版本冲突，以【指定版本】为准，并列出冲突点。
输出时把“文件中的事实”和“你的推测”分开写。
不从未提供的资料补造数字、案例或结论。
先说明每份文件的时间范围、字段或章节结构。
若文件之间存在版本冲突，以【指定版本】为准，并列出冲突点。
输出时把“文件中的事实”和“你的推测”分开写。
不从未提供的资料补造数字、案例或结论。
资料复用不等于永久保存
可复用的资料需要定期整理：每月检查一次过期版本、重复附件和不再需要的临时文件；当任务结束或权限变化时，主动删除不必继续保存的内容。删除聊天记录、删除文件、关闭记忆属于不同操作，不能互相替代；要按实际页面的管理入口分别确认。
数据文件需要进一步分析时，可以使用CSV 数据分析流程先检查字段、缺失值与口径，再生成图表或结论。
最容易犯的三种错误
- 把草稿当权威资料：未经确认的会议纪要和自动生成内容应标记为草稿。
- 按聊天记录找文件：用统一文件名和用途说明，比翻很久以前的对话可靠。
- 把“可以上传”理解为“应该上传”：敏感性、必要性和保留周期应在上传前判断。
