通知难写，通常不是语句不够正式，而是信息没有按接收者的行动顺序摆放。对方读完后仍不知道“这件事影响我吗、我什么时候要做什么、找谁确认”，再漂亮的文字也无效。AI 最适合把事实材料拆成不同受众可执行的版本。
先收集四块不能猜的信息
发生了什么、影响谁、需要做什么、什么时候截止。再补充联系人、例外情况和信息来源。没有确认的部分不要用“预计”“可能”伪装成事实，应直接标记待确认或暂不发布。
请按以下事实起草三版通知：给执行同事、给受影响用户、给管理者。每版保留相同的事实、时间和联系人，但突出各自需要采取的行动。无法确认的信息必须标为待确认，不得补充原因。
让行动项出现在第一屏
| 部分 | 必须回答 | 常见失误 |
|---|---|---|
| 结论 | 现在发生了什么 | 开头铺太多背景 |
| 影响 | 谁需要关注 | 没有范围与时间 |
| 动作 | 接收者具体做什么 | 只有“请配合” |
| 支持 | 问题找谁、截至何时 | 缺联系人和渠道 |
AI 可以协助将长说明变成不同长度的邮件、群公告和页面提示，但发出前要由信息所有者确认。尤其是服务变化、个人数据、费用和安全事件，必须遵循组织的审批流程。
发布后继续收集误解点
把收到的高频追问汇总给 AI，要求它只根据已确认事实补充一版澄清说明。复杂项目的事项追踪可以衔接任务工作流，若需要对外发布，应使用证据核验方法检查时间和数据。
