高质量会议纪要不是把发言按时间顺序抄下来，而是让没参会的人也能在三分钟内看懂：决定了什么、谁要做什么、何时完成、还有什么没定。AI 很适合做这一步整理，但前提是提示词要求它不补写事实。
会前先固定记录粒度
会议输入最好包含议题、参会角色、原始转写和已知项目背景。转写中听不清的部分标为“待核对”，不要让模型自行补全。涉及客户承诺、预算和上线时间时，必须保留原句供负责人二次确认。
把纪要拆成五个固定栏位
| 栏位 | 写法 |
|---|---|
| 结论 | 已被明确同意的决定，不写讨论过程 |
| 行动项 | 动词开头，说明交付物 |
| 负责人 | 只写会议中被确认的人；未知则留空 |
| 截止时间 | 原文未提及就标“待确认” |
| 风险与依赖 | 指出阻塞因素和需要谁拍板 |
可复制的整理提示词
请把以下会议记录整理成可执行纪要。只使用原记录中的事实；
人员、期限或结论不明确时，统一写“待确认”，不得猜测。
按以下结构输出：
一、会议结论（不超过 5 条）
二、行动项表格：事项｜负责人｜截止时间｜验收标准
三、待确认问题
四、风险与依赖
五、建议在下次会议开头确认的 3 件事
原始记录：
[粘贴转写或手写要点]会后用 10 分钟完成核验
先由主持人核对结论，再让每位负责人只确认自己的一行行动项。随后把行动项同步到项目看板，标题保持与纪要一致，避免在多个工具里出现不同版本。对跨团队事项，增加“需要谁确认”的字段，比写一个模糊的“跟进”更有用。
不同会议的微调方式
- 项目周会：突出进度偏差、阻塞和下周可交付物。
- 客户沟通：把承诺、需求变更和资料责任单独列出。
- 复盘会：增加“事实、原因、改进动作”三栏，避免直接归因。
当会议纪要成为稳定模板后，团队的重点会从“谁记漏了”转向“行动项有没有按时完成”。这才是 AI 办公真正节省时间的地方。
